Visa công tác Hàn Quốc C-3-4, còn gọi là visa thương mại, dành cho người sang Hàn Quốc ngắn hạn để gặp đối tác, khảo sát thị trường, tư vấn, đàm phán hoặc ký hợp đồng mà không làm việc hưởng lương tại Hàn Quốc. Hồ sơ cần giấy tờ từ cả doanh nghiệp Hàn Quốc và phía Việt Nam. Thư mời, bảo lãnh, lịch trình công tác và chứng cứ quan hệ thương mại phải thống nhất.
Nếu chuyến đi có hoạt động lắp đặt, bảo trì, kiểm tra hoặc vận hành máy móc, cần kiểm tra C-4-5 hoặc D-9 thay vì mặc định dùng C-3-4. Việc xác định đúng diện nên thực hiện trước khi phía Hàn Quốc phát hành thư mời.
Visa công tác Hàn Quốc C-3-4 là gì?
C-3-4 là visa ngắn hạn dành cho hoạt động thương mại như khảo sát thị trường, hợp tác, tư vấn, đàm phán hoặc ký hợp đồng. Diện này không dành cho mục đích lao động tạo thu nhập tại Hàn Quốc.
Trong thực tế, người Việt thường gọi C-3-4 là visa công tác Hàn Quốc hoặc visa thương mại Hàn Quốc. Hai cách gọi này cùng hướng đến nhu cầu đi Hàn Quốc ngắn hạn để xử lý công việc thương mại, nhưng mã visa vẫn phải được xác định theo hoạt động thực tế.
Nếu chuyến đi có nhiều mục đích, chẳng hạn vừa dự hội nghị vừa đào tạo kỹ thuật, cần đối chiếu các loại visa Hàn Quốc trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Visa C-3-4 phù hợp với những chuyến công tác nào?
C-3-4 phù hợp với chuyến đi thương mại ngắn hạn như gặp đối tác, khảo sát thị trường, tư vấn, đàm phán hoặc ký hợp đồng. Hoạt động thực tế không được mang bản chất lao động hưởng lương tại Hàn Quốc.
- Nhân sự sang gặp đối tác hoặc khảo sát thị trường.
- Đại diện doanh nghiệp trao đổi kế hoạch hợp tác.
- Người được cử sang đàm phán hoặc ký hợp đồng thương mại.
- Nhân sự công ty mẹ, công ty con hoặc chi nhánh trao đổi công việc ngắn hạn khi phù hợp điều kiện.
- Người thực hiện hoạt động tư vấn hoặc thương mại quy mô nhỏ, không tạo thu nhập tại Hàn Quốc.
Ví dụ, một nhân viên kinh doanh sang Seoul để gặp đối tác, trao đổi điều khoản hợp đồng và khảo sát hệ thống phân phối có thể phù hợp với C-3-4. Ngược lại, kỹ sư trực tiếp lắp dây chuyền hoặc vận hành thiết bị tại nhà máy cần kiểm tra diện kỹ thuật phù hợp.
Khi nào dùng C-3-4, C-3-1, C-4-5 hoặc D-9?
Mã visa được xác định theo hoạt động thực tế tại Hàn Quốc, không chỉ dựa trên số ngày của chuyến đi hay cách doanh nghiệp gọi chuyến đi là “công tác”.
| Hoạt động dự kiến | Diện cần kiểm tra | Điểm cần phân biệt |
|---|---|---|
| Gặp đối tác, khảo sát thị trường, tư vấn, ký hợp đồng | C-3-4 | Thương mại ngắn hạn, không tạo thu nhập tại Hàn Quốc |
| Hội nghị, sự kiện hoặc giao lưu ngắn hạn | C-3-1 | Không mặc định dùng C-3-4 chỉ vì bên mời là doanh nghiệp |
| Lắp đặt, bảo trì, kiểm tra hoặc vận hành máy móc | C-4-5 hoặc D-9 | Cần kiểm tra nội dung kỹ thuật, hợp đồng và thù lao |
| Làm việc dài hạn hoặc nhận lương tại Hàn Quốc | Visa lao động phù hợp | Không thuộc phạm vi C-3-4 |
KVAC Hà Nội hiện hướng dẫn người đến nhà máy để lắp đặt, bảo trì, kiểm tra, vận hành hoặc thiết lập máy móc kiểm tra C-4-5 hoặc D-9. Đây là một trong những điểm dễ chọn sai diện nhất khi doanh nghiệp chuẩn bị thư mời.
Hồ sơ visa công tác Hàn Quốc gồm những gì?
Hồ sơ C-3-4 gồm hai phần chính: giấy tờ của đơn vị mời tại Hàn Quốc và giấy tờ của người được mời cùng doanh nghiệp tại Việt Nam. Hai bộ hồ sơ phải cùng giải thích một mục đích công tác và cùng một lịch trình.
Hồ sơ phía công ty Hàn Quốc
| Giấy tờ | Nội dung cần kiểm tra |
|---|---|
| Thư mời | Người được mời, mục đích, thời gian, nội dung công việc và nơi lưu trú |
| Giấy bảo lãnh | Thông tin phải thống nhất với thư mời |
| Chứng nhận con dấu hoặc chữ ký | Khớp người ký và tài liệu pháp nhân |
| Đăng ký kinh doanh | Dùng đúng loại giấy tờ doanh nghiệp theo checklist |
| Giấy xác nhận nộp thuế | Kiểm tra thời hạn tài liệu theo nơi tiếp nhận |
| Lịch trình công tác | Ngày, địa điểm và nội dung phải khớp thư mời |
Hồ sơ phía Việt Nam
Người được mời và doanh nghiệp tại Việt Nam thường cần chuẩn bị hộ chiếu, đơn xin visa, giấy tờ nhân thân, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh quan hệ lao động và tài liệu liên quan mục đích chuyến đi.
Hợp đồng lao động, quyết định cử đi công tác, hồ sơ bảo hiểm xã hội, sao kê hoặc tài liệu thuế có thể được yêu cầu tùy checklist và tình trạng hồ sơ. Danh mục cuối cùng phải được kiểm tra theo đúng nơi tiếp nhận.
Những trường hợp cần rà sâu từng nhóm giấy tờ có thể đối chiếu hồ sơ xin visa Hàn Quốc theo tình trạng của người nộp và doanh nghiệp.
Chứng minh quan hệ thương mại bằng giấy tờ nào?
Quan hệ giữa doanh nghiệp Việt Nam và Hàn Quốc có thể được chứng minh bằng nhiều loại tài liệu. Không phải hồ sơ nào cũng bắt buộc phải có cùng một loại chứng từ.
- Hợp đồng thương mại.
- Tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
- Chứng từ chuyển tiền hoặc thanh toán.
- Đơn đặt hàng, hóa đơn hoặc tài liệu giao dịch.
- Chứng nhận đầu tư khi có quan hệ công ty mẹ và công ty con.
- Tài liệu khác phản ánh hoạt động kinh doanh thực tế giữa hai bên.
Nếu hai doanh nghiệp mới bắt đầu hợp tác và chưa có lịch sử giao dịch dài, hồ sơ cần giải thích rõ bối cảnh chuyến đi. Không nên tạo thêm chứng từ không phản ánh giao dịch thực tế chỉ để làm hồ sơ dày hơn.
Thư mời và giấy bảo lãnh C-3-4 cần lưu ý gì?
Thư mời cần trả lời rõ bốn vấn đề: ai mời, mời ai, mời trong thời gian nào và sang Hàn Quốc để làm việc gì. Nội dung này phải khớp với giấy bảo lãnh, lịch trình và chứng cứ thương mại.
Thư mời C-3-4 dùng bản scan được không?
Có, theo hướng dẫn hiện hành tại KVAC Hà Nội. Từ ngày 01/06/2024, trung tâm chấp nhận bản scan thư mời và giấy bảo lãnh C-3-4 theo thông báo đang công bố.
Điều này giúp doanh nghiệp Hàn Quốc không phải gửi hai tài liệu này bằng đường chuyển phát chỉ để nộp bản gốc. Các giấy tờ khác trong checklist vẫn cần kiểm tra riêng.
Ai nên ký thư mời và giấy bảo lãnh?
Người đứng tên trên thư mời và giấy bảo lãnh nên phù hợp với người đại diện được thể hiện trong hồ sơ pháp nhân của doanh nghiệp Hàn Quốc.
Nếu người phụ trách khác ký thay, bộ hồ sơ có thể cần tài liệu chứng minh thẩm quyền cùng giấy tờ liên quan đến chữ ký hoặc mẫu dấu của người ký.
Thông tin nào phải thống nhất giữa thư mời và hồ sơ?
Tên doanh nghiệp, người được mời, ngày đi, nội dung công tác, địa điểm làm việc và thời gian lưu trú phải thống nhất giữa các tài liệu. Lịch trình cũng cần phù hợp với mục đích ghi trên thư mời.
Sự khác nhau về ngày tháng hoặc cách mô tả công việc có thể khiến hồ sơ cần giải trình thêm. Hai doanh nghiệp nên rà các thông tin này trước khi ký và đóng dấu.
Quy trình xin visa công tác Hàn Quốc gồm những bước nào?
Quy trình xin C-3-4 gồm 7 bước: xác định đúng diện, chuẩn bị hồ sơ phía Hàn Quốc, hoàn thiện hồ sơ phía Việt Nam, rà tính nhất quán, dịch thuật, nộp hồ sơ và theo dõi kết quả.
- Xác định đúng loại visa. Làm rõ hoạt động, địa điểm, thời gian và yếu tố thù lao trước khi soạn thư mời.
- Chuẩn bị hồ sơ phía Hàn Quốc. Hoàn thiện thư mời, bảo lãnh, hồ sơ pháp nhân, lịch trình và chứng cứ thương mại.
- Chuẩn bị hồ sơ phía Việt Nam. Hoàn thiện hộ chiếu, đơn, giấy tờ nghề nghiệp và tài liệu doanh nghiệp.
- Rà tính nhất quán. Kiểm tra tên công ty, người đại diện, ngày đi, mục đích và lịch trình giữa các tài liệu.
- Dịch thuật và công chứng. Xử lý tài liệu tiếng Việt theo yêu cầu của nơi tiếp nhận.
- Nộp hồ sơ. Chọn đúng trung tâm hoặc cơ quan tiếp nhận theo khu vực.
- Theo dõi kết quả. Bổ sung hoặc phỏng vấn nếu được yêu cầu, sau đó kiểm tra thông tin visa khi nhận kết quả.
Người chưa quen với biểu mẫu có thể đối chiếu hướng dẫn điền đơn xin visa Hàn Quốc để hạn chế sai số hộ chiếu, thông tin doanh nghiệp hoặc dữ liệu chuyến đi.
Nộp hồ sơ visa công tác Hàn Quốc ở đâu?
Nơi nộp hồ sơ phụ thuộc phạm vi lãnh sự, nơi cư trú hoặc nơi làm việc của đương đơn. Người nộp cần xác định đúng KVAC hoặc cơ quan đại diện Hàn Quốc phụ trách khu vực của mình.
Trước ngày nộp, hãy kiểm tra lại địa điểm, giờ tiếp nhận và cách đặt lịch trên website của nơi tiếp nhận. Một số trường hợp nộp khác nơi thường trú có thể cần chứng minh điều kiện cư trú hoặc làm việc.
Đồng nghiệp có thể nộp hồ sơ thay không?
Có thể trong một số trường hợp nếu đáp ứng điều kiện của nơi tiếp nhận. Tại TP.HCM, hồ sơ công tác có hướng dẫn về việc đồng nghiệp nộp thay khi có giấy ủy quyền và giấy tờ chứng minh quan hệ lao động theo yêu cầu.
Quy định đại diện có thể khác theo trung tâm và từng loại hồ sơ. Doanh nghiệp nên xác nhận với nơi tiếp nhận trước khi cử người đi thay.
Xin visa công tác Hàn Quốc hết bao nhiêu tiền?
Chi phí chính thức gồm lệ phí thẩm tra visa và phí dịch vụ của trung tâm tiếp nhận. Dịch thuật, công chứng, chuyển phát hoặc dịch vụ hỗ trợ là các khoản riêng nếu phát sinh.
| Khoản phí | Mức tham khảo |
|---|---|
| Visa C-3-4 ngắn hạn một lần | 20 USD |
| Phí tiếp nhận KVAC Hà Nội | 390.000 đồng/hồ sơ |
| Dịch vụ bổ sung | Tính riêng nếu sử dụng |
Mức phí tại nơi tiếp nhận khác cần được kiểm tra riêng. Không nên dùng phí của KVAC Hà Nội làm mức cố định cho toàn quốc.
Visa công tác Hàn Quốc xét trong bao lâu?
Thời gian xử lý C-3-4 hiện được KVAC Hà Nội công bố ở mức 10 ngày làm việc. Mốc này là thời gian dự kiến và có thể kéo dài nếu hồ sơ cần xác minh, bổ sung hoặc phỏng vấn.
Nếu lịch công tác đã có ngày cố định, doanh nghiệp nên cộng thêm thời gian chuẩn bị thư mời, dịch thuật và khoảng dự phòng. Thời gian xin visa Hàn Quốc nên được tính từ lúc bắt đầu chuẩn bị giấy tờ, không chỉ từ ngày trung tâm nhận hồ sơ.
Cần kiểm tra gì trước khi nộp hồ sơ C-3-4?
Trước khi nộp, hai doanh nghiệp nên rà lại mã visa, mục đích chuyến đi, người ký, con dấu, ngày công tác, lịch trình, quan hệ thương mại và bản dịch.
Hồ sơ dễ phát sinh yêu cầu bổ sung khi thư mời ghi một mục đích nhưng lịch trình thể hiện hoạt động khác, người ký không đúng thẩm quyền hoặc thời gian trên các tài liệu không trùng nhau. Trường hợp hoạt động thực tế thuộc C-4-5 hoặc D-9 nhưng hồ sơ lại khai C-3-4 cũng cần được xử lý trước khi nộp.
Nếu hồ sơ có nhiều bên tham gia hoặc hoạt động công tác khó phân loại, dịch vụ visa Hàn Quốc của Visa Top Ten có thể hỗ trợ rà loại visa, checklist và tính thống nhất giữa tài liệu hai phía. Quyết định cấp visa thuộc cơ quan có thẩm quyền Hàn Quốc.
Câu hỏi thường gặp
Không phải mọi trường hợp. Nếu mục đích chính là tham dự hội nghị, sự kiện hoặc chương trình tương tự, hồ sơ có thể thuộc C-3-1. Nếu chuyến đi tập trung vào gặp đối tác, đàm phán, khảo sát thị trường hoặc ký hợp đồng thương mại, C-3-4 có thể phù hợp hơn. Mã visa cần được xác định theo hoạt động thực tế của chuyến đi.
Có thể, vì tờ khai xuất nhập khẩu không phải cách duy nhất để chứng minh quan hệ thương mại. Tùy giao dịch thực tế, hồ sơ có thể dùng hợp đồng, chứng từ chuyển tiền, tài liệu đầu tư hoặc giấy tờ khác cho thấy quan hệ kinh doanh giữa hai doanh nghiệp. Tài liệu nộp phải phản ánh giao dịch có thật.
Không phải mọi hồ sơ C-3-4 đều phải phỏng vấn. Cơ quan xét duyệt có thể yêu cầu phỏng vấn hoặc bổ sung tài liệu khi cần làm rõ mục đích chuyến đi, doanh nghiệp mời hoặc quan hệ thương mại. Người nộp cần có khả năng giải thích nhất quán những thông tin đã khai.
Không. Loại visa phụ thuộc vào bản chất chương trình đào tạo và hoạt động thực tế tại Hàn Quốc. Một số chương trình đào tạo ngắn hạn có thể thuộc C-3-1, trong khi hoạt động kỹ thuật hoặc có yếu tố lao động có thể thuộc diện khác. Không nên xác định C-3-4 chỉ dựa vào từ “đào tạo” trên thư mời.
