Hướng dẫn điền đơn xin visa Nhật Bản chi tiết từng phần – Cập nhật 2025

Mục lục

1. Đơn xin visa Nhật Bản là gì ?

Đơn xin visa Nhật Bản là mẫu đơn chính thức do Bộ Ngoại giao Nhật Bản ban hành, dùng để khai báo thông tin cá nhân, mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú và các chi tiết liên quan khi một công dân nước ngoài muốn nộp hồ sơ xin thị thực (visa) vào Nhật.

  • Tên tiếng Anh: Application for Visa to Enter Japan

  • Mục đích: Đây là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ xin visa, giúp Lãnh sự quán/Đại sứ quán Nhật đánh giá liệu bạn có đủ điều kiện được cấp visa hay không.

  • Thông tin cần khai báo:

    • Họ tên, ngày sinh, giới tính, số hộ chiếu

    • Nghề nghiệp và nơi làm việc

    • Mục đích chuyến đi (du lịch, công tác, thăm thân…)

    • Thời gian dự kiến lưu trú

    • Thông tin người mời hoặc đơn vị bảo lãnh tại Nhật (nếu có)

    • Lịch sử nhập cảnh các nước

Đơn xin cấp visa Nhật Bản

2. Một số lưu ý khi điền đơn xin visa Nhật Bản

Trước khi điền đơn, hãy lưu ý những điểm quan trọng dưới đây:

Sử dụng đúng mẫu đơn mới nhất:

Tải mẫu đơn xin visa Nhật từ trang web chính thức của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam để đảm bảo đúng phiên bản được chấp nhận.

Điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật

Không được viết bằng tiếng Việt. Nếu điền tay, nên dùng bút mực đen hoặc xanh. Viết in hoa rõ ràng, nếu viết sai không tẩy xoá, in viết lại. Nếu điền bằng máy, cần kiểm tra kỹ font chữ dễ đọc.

Ký tên tay đầy đủ và đúng chỗ

Đơn sẽ không được chấp nhận nếu thiếu chữ ký tay. Không ký thay, không ký sai vị trí, không quên ghi ngày ký.

Khai trung thực, không phóng đại hay thiếu sót

Mọi thông tin cần rõ ràng, nhất quán và trung thực. Khai khống về tài chính, mục đích, người bảo lãnh… Có thể dẫn đến trượt visa hoặc bị cấm xin lại trong tương lai.

VISA TOP TEN CAM KẾT

3. Hướng dẫn điền đơn xin cấp visa Nhật Bản

Sau khi đã nắm rõ các yêu cầu cơ bản, bước tiếp theo là điền đơn xin visa một cách chính xác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng mục trong đơn để bạn tránh những sai sót không đáng có:

Hướng dẫn điền chi tiết trang 1

Thông tin

Nội dung

Surname

Điền HỌ của bạn

Given and middle names

Điền TÊN ĐỆM và TÊN của bạn

Other name(s)

Điền tên khác, nếu bạn không có tên nào khác, hãy ghi N/A hoặc bỏ trống.

Date of birth

Điền ngày, tháng, năm sinh theo định dạng ngày-tháng-năm

Place of birth

Điền nơi sinh. Ghi rõ Tỉnh/Thành phố, Quốc gia

Sex

Đánh dấu vào ô tương ứng với giới tính của bạn.

Marital status

Đánh dấu vào ô tương ứng với tình trạng hôn nhân 

Nationality or citizenship

Điền quốc tịch hiện tại của bạn

Former nationality (if any)

Điền quốc tịch khác (nếu có)

ID No. issued to you by your government

Điền số căn cước công dân

Passport No

Điền số hộ chiếu của bạn 

Passport type

Đánh dấu vào ô tương ứng với loại hộ chiếu của bạn

Place of issue

Điền nơi cấp hộ chiếu

Issuing authority

Điền tên cơ quan cấp hộ chiếu

Date of issue

Điền ngày cấp hộ chiếu theo định dạng ngày-tháng-năm

Date of expiry

Điền ngày hết hạn hộ chiếu theo định dạng ngày-tháng-năm

Purpose of visit to Japan

Nêu rõ mục đích chuyến đi Nhật Bản của bạn

Intended length of stay in Japan

Nêu rõ thời gian dự định lưu trú tại Nhật Bản

Date of arrival in Japan

Điền ngày dự định bạn sẽ đến Nhật Bản theo định dạng ngày-tháng-năm

Port of entry into Japan

Điền tên cảng hoặc sân bay bạn dự định sẽ nhập cảnh vào Nhật Bản

Name of ship or airline

Điền tên hãng tàu thủy hoặc hãng hàng không bạn dự định sử dụng để đến Nhật Bản

Names and addresses of hotels or persons with whom applicant intends to stay

Cung cấp thông tin chi tiết về nơi bạn sẽ ở tại Nhật:

  • Nếu ở khách sạn: Ghi đầy đủ tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại
  • Nếu ở nhà người thân/bạn bè: Ghi tên đầy đủ của người đó, địa chỉ, số điện thoại và mối quan hệ của bạn với họ
  • Dates and duration of previous stays in Japan: Nếu bạn đã từng đến Nhật Bản trước đây, hãy liệt kê ngày tháng và thời gian lưu trú của mỗi lần. Nếu chưa từng đến Nhật, ghi N/A
Your current residential address

Điền địa chỉ cư trú hiện tại của bạn

Telephone No

Số điện thoại nhà (nếu có).

Mobile No

Số điện thoại di động

Current profession or occupation and position

Điền nghề nghiệp hoặc công việc hiện tại và vị trí/chức vụ

Name and address of employer

Điền tên đầy đủ và địa chỉ của công ty, cơ quan nơi bạn đang làm việc hoặc trường học nơi bạn đang theo học

Telephone No

Số điện thoại của công ty/trường học

Hướng dẫn điền chi tiết trang 2

Thông tin

Nội dung

Partner’s profession/occupation
  • Nếu bạn đã kết hôn: Điền nghề nghiệp/công việc của vợ/chồng
  • Nếu bạn là trẻ vị thành niên (dưới 18 tuổi): Điền nghề nghiệp/công việc của cha hoặc mẹ
  • Nếu bạn độc thân và không phải vị thành niên: Có thể ghi N/A
Guarantor or reference in Japan

Nếu bạn xin visa theo diện có người bảo lãnh hoặc người giới thiệu ở Nhật. Nếu không có, bạn có thể ghi N/A vào các ô

  • Name: Tên đầy đủ của người bảo lãnh/giới thiệu.
  • Tel.: Số điện thoại
  • Address: Địa chỉ của người bảo lãnh/giới thiệu tại Nhật.
  • Date of birth: Ngày sinh của người bảo lãnh/giới thiệu.
  • Sex: Giới tính
  • Relationship to applicant: Mối quan hệ của người bảo lãnh/giới thiệu với bạn.
  • Profession and position: Nghề nghiệp và vị trí của người bảo lãnh/giới thiệu.
  • Nationality and immigration status: Quốc tịch và tình trạng cư trú hợp pháp của người bảo lãnh/giới thiệu tại Nhật.
  • Inviter in Japan (Please write ‘same as above’ if the inviting person and the guarantor are the same): Mục này ghi giống như trên nếu người mời và người bảo lãnh là một
(Note) Remarks/Special circumstances, if any

Ghi chú các trường hợp đặc biệt hoặc thông tin bổ sung mà bạn muốn cơ quan lãnh sự biết (ví dụ: đi cùng gia đình, có nhu cầu hỗ trợ đặc biệt do tình trạng sức khỏe, v.v.)

Have you ever

Đọc kỹ từng câu hỏi và đánh vào ô Yes hoặc No

  • been sentenced to imprisonment for 1 year or more in any country?: Từng bị kết án tù từ 1 năm trở lên ở bất kỳ quốc gia nào?
  • been deported or removed from Japan or any country for overstaying your visa or violating any law or regulation?: Từng bị trục xuất khỏi Nhật Bản hoặc bất kỳ quốc gia nào do ở quá hạn visa hoặc vi phạm luật lệ?
  • been convicted and sentenced for a drug offence in any country in violation of law concerning narcotics, marijuana, opium, stimulants or psychotropic substances?: Từng bị kết án về tội phạm ma túy ở bất kỳ quốc gia nào vi phạm luật liên quan đến ma túy, cần sa, thuốc phiện, chất kích thích hoặc chất hướng thần?.
  • engaged in prostitution, or in the intermediation or solicitation of a prostitute for other persons, or in the provision of a place for prostitution, or any other activity directly connected to prostitution?: Từng tham gia vào mại dâm, môi giới mại dâm, gạ gẫm mại dâm cho người khác, cung cấp địa điểm mại dâm, hoặc bất kỳ hoạt động nào khác liên quan trực tiếp đến mại dâm?.
  • committed trafficking in persons or incited or aided another to commit such an offence?: Từng phạm tội buôn người hoặc xúi giục, giúp đỡ người khác thực hiện hành vi phạm tội đó?.

If you answered “Yes” to any of the above questions, please provide relevant details: Nếu bạn tick Yes vào bất kỳ mục nào, bạn phải giải trình chi tiết, trung thực ở khoảng trống được cung cấp. Việc che giấu thông tin này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Declaration

Đọc kỹ nội dung lời cam đoan

Date of application

Điền ngày bạn hoàn thành và ký tên vào tờ khai xin visa Nhật này, theo định dạng ngày-tháng-năm.

Signature of applicant

Ký tên của bạn vào đây

4. Các lỗi thường gặp cần tránh

Dù đơn xin visa Nhật không quá dài, nhưng chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Dưới đây là những lỗi phổ biến khi điền đơn – bạn nên lưu ý để tránh lặp lại:

  • Ghi sai số hộ chiếu hoặc họ tên không đúng thứ tự:
    Nhầm lẫn giữa họ và tên khi viết theo thứ tự tiếng Anh. Trên đơn, bạn cần ghi tên theo đúng thứ tự trong hộ chiếu. Ngoài ra, số hộ chiếu phải được ghi chính xác tuyệt đối như trong trang thông tin hộ chiếu.

  • Ghi nhầm ngày sinh, ngày đi – ngày về:
    Định dạng ngày trong đơn là năm/tháng/ngày. Ghi sai thứ tự này là lỗi rất phổ biến. Ngoài ra, nếu ghi ngày đi và ngày về không khớp với vé máy bay hoặc lịch trình đính kèm. Hồ sơ sẽ bị nghi ngờ thiếu minh bạch.

  • Không ký tên hoặc ký sai chỗ:
    Đơn xin visa bắt buộc phải có chữ ký tay của đương đơn.

  • Khai không trung thực về mục đích chuyến đi:
    Ghi sai mục đích có thể bị xem là gian dối và dẫn đến từ chối visa. Thậm chí ảnh hưởng đến các lần xin visa sau. Hãy trung thực và phù hợp với giấy tờ kèm theo như thư mời, lịch trình, booking khách sạn.

5. Những câu hỏi thường gặp ?

Mục “Guarantor” (Người bảo lãnh) và “Inviter” (Người mời) khác nhau như thế nào?
  • Inviter là người mời bạn sang Nhật (thăm thân, công tác…).

  • Guarantor là người đứng ra đảm bảo tài chính, có thể trùng hoặc khác với inviter.

Trẻ em đi cùng có cần điền đơn riêng không?

Có. Mỗi người – kể cả trẻ em – phải có một bộ đơn và hồ sơ riêng

Không biết chính xác ngày đi – ngày về thì ghi sao?

Nên ghi theo lịch trình dự kiến gần đúng và hợp lý với các giấy tờ khác. Không để trống.

Đơn bị sai có được sửa lại không?

Không được sửa trực tiếp trên giấy. Cần điền lại đơn mới.

Có thể dùng bút chì để điền đơn tạm trước không?

Không. Đơn phải được điền bằng bút mực đen/xanh hoặc điền trên máy tính.

Việc chuẩn bị đơn xin visa Nhật Bản đúng cách là bước đầu tiên quan trọng để hồ sơ của bạn được xét duyệt suôn sẻ. Nếu bạn cần hỗ trợ kiểm tra thông tin, điền đơn chính xác hoặc trọn gói hồ sơ, hãy để Visa Top Ten đồng hành cùng bạn trong từng bước – nhanh chóng, chính xác và tận tâm. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc gì hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0901.330.034 (Mr. Linh) – 0983.644.678 (Mr. Thắng) để được tư vấn miễn phí
“ Yêu cầu tư vấn hồ sơ ”
Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest

Bài viết nổi bật

Từ ngày 15/9/2025, hành khách bay nội địa có thể làm thủ tục bằng ứng dụng định danh điện tử VNeID kết hợp sinh trắc học như nhận diện khuôn mặt, vân tay. Hình thức mới này giúp rút ngắn thời gian check-in, tăng tính bảo mật và mang lại trải nghiệm bay hiện đại, thuận tiện hơn cho người dùng.

Thời gian xét duyệt visa Hàn Quốc đã được rút ngắn, giúp du khách Việt thuận lợi hơn trong việc sắp xếp hành trình. Đặc biệt, các hồ sơ nộp qua công ty du lịch uy tín còn được ưu tiên xử lý nhanh, mở ra nhiều cơ hội khám phá và hợp tác tại “xứ sở kim chi

Từ ngày 20/8/2025, Mỹ sẽ triển khai chương trình thí điểm yêu cầu người xin visa du lịch (B-2) và công tác ngắn hạn (B-1) từ một số quốc gia phải đặt cọc từ 5.000 đến 15.000 USD. Khoản tiền này sẽ được hoàn lại nếu đương đơn rời Mỹ đúng hạn, ngược lại sẽ bị tịch thu nếu ở lại quá thời gian cho phép.