Thủ tục xin visa Hàn Quốc 2026 gồm những bước nào?

Thủ tục xin visa Hàn Quốc gồm 7 bước: chọn đúng diện thị thực, xác định nơi nộp, khai đơn, chuẩn bị giấy tờ, đặt lịch hoặc lấy số, nộp hồ sơ và tra cứu kết quả. Quy trình có thể khác nhau giữa hồ sơ du lịch, công tác, thăm thân, du học và giữa Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng. Hướng dẫn này giúp bạn thực hiện đúng từng bước, dự toán chi phí và xử lý trường hợp lịch hẹn, cư trú hoặc giấy tờ phát sinh vấn đề.

Thủ tục xin visa Hàn Quốc gồm những bước nào?

Quy trình có bảy bước, nhưng checklist, lịch hẹn và quyền nộp thay thay đổi theo mã visa và nơi tiếp nhận. Hãy chốt mục đích nhập cảnh và cơ quan tiếp nhận trước khi làm giấy tờ.

Có thể khai đơn và chuẩn bị hồ sơ song song, nhưng giấy tờ có thời hạn ngắn chỉ nên xin sau khi biết chắc mã visa và nơi nộp.

Bước 1-2: Chọn đúng loại visa và nơi nộp hồ sơ

Bước 1: Xác định mã visa theo mục đích nhập cảnh

Chọn mã visa theo mục đích nhập cảnh thực tế, không chọn vì nghe nói hồ sơ dễ hoặc xét nhanh. Bảng sau giúp xác định hướng tra cứu ban đầu; mã cuối cùng phải theo đúng tư cách của người xin và người mời.

Trường hợp đã có mã xác nhận cấp visa: kiểm tra nhánh hồ sơ có Visa Issuance Confirmation hoặc visa issuance number. Đây không phải quy trình giống hoàn toàn với người xin lần đầu chưa có mã.

Nếu đang phân vân giữa các mã, xem các loại visa Hàn Quốc theo mục đích nhập cảnh trước khi điền tờ khai và xin giấy tờ có thời hạn ngắn.

Bước 2: Chọn nơi tiếp nhận ở Hà Nội, TP.HCM hay Đà Nẵng

Người nộp hồ sơ tại Việt Nam thường làm việc với KVAC Hà Nội, KVAC TP.HCM hoặc Tổng Lãnh sự quán Hàn Quốc tại Đà Nẵng. Nơi tiếp nhận được xác định theo thẩm quyền khu vực, nơi cư trú và mã visa; không chỉ theo địa điểm đi lại thuận tiện. KVAC tiếp nhận hồ sơ, còn quyết định cấp thị thực thuộc cơ quan Hàn Quốc có thẩm quyền.

Trường hợp thường trú và tạm trú khác khu vực: không có một mốc thời gian chung áp dụng cho mọi nơi nộp. Bảng dưới cho thấy vì sao cần xác định khu vực trước khi chuẩn bị giấy tờ.

Lưu ý địa giới: danh sách tỉnh/thành cũ trong một số FAQ chưa đồng bộ hoàn toàn với địa giới hành chính mới. Khi địa chỉ cư trú không rõ thuộc nơi nào, hãy đối chiếu địa danh mới với hướng dẫn của chính cơ quan tiếp nhận trước khi đặt lịch.

Bước 3-5: Khai đơn và kiểm tra hồ sơ trước ngày nộp

Bước 3: Điền đơn xin visa Hàn Quốc và đối chiếu dữ liệu

Đơn xin visa phải sử dụng mẫu đang được nơi tiếp nhận chấp nhận, điền đúng sự thật. Đối với các diện phổ biến như du lịch và C-3 công tác, hướng dẫn KVAC TP.HCM yêu cầu khai bằng tiếng Anh hoặc tiếng Hàn. Đừng sao chép một tờ khai đã điền sẵn nếu nghề nghiệp, người tài trợ và thời gian lưu trú khác trường hợp của mình.

• Nhân thân: đối chiếu họ tên Latin, ngày sinh, quốc tịch và số hộ chiếu với trang thông tin hộ chiếu.
• Mục đích chuyến đi: khớp mã visa, thư mời (nếu có), lịch trình và hoạt động dự kiến tại Hàn Quốc.
• Công việc: khai đúng nơi làm việc, nghề nghiệp và hoạt động kinh doanh; không biến người làm tự do thành nhân viên công ty chỉ để có biểu mẫu dễ hơn.
• Người chi trả: người tự thanh toán, cha mẹ hoặc tổ chức tài trợ phải thống nhất với tài liệu chứng minh nguồn chi.
• Chữ ký: người có trách nhiệm ký theo yêu cầu, kể cả khi đơn do công ty dịch vụ hỗ trợ điền.

Ví dụ minh họa: đơn ghi người xin tự thanh toán, nhưng toàn bộ chứng từ lại thể hiện cha mẹ tài trợ. Trước khi ký, cần điều chỉnh nội dung khai theo thực tế và dùng tài liệu phù hợp, không tạo giấy tờ để hợp thức hóa thông tin sai.

Đối với các ô thông tin cụ thể, bài hướng dẫn điền đơn xin visa Hàn Quốc đi sâu vào biểu mẫu; trang thủ tục này tập trung vào việc kiểm tra tính nhất quán.

Bước 4: Chọn checklist và kiểm tra hình thức giấy tờ

Chọn đúng checklist và phát hiện giấy tờ chưa hợp lệ

Chỉ lấy checklist theo đúng mã visa, nơi nộp và thời điểm áp dụng. Giấy nền thường gồm hộ chiếu, tờ khai, ảnh và giấy tờ nhận diện. Chứng từ công việc, tài chính hoặc người mời thay đổi theo từng diện. C-3-9, C-3-4, F-1-5, D-2 và F-6 không dùng chung một danh mục.

Trước khi in, dịch hoặc xin xác nhận giấy tờ, hãy phân loại vấn đề:

• Chọn sai diện: quay lại bước 1, xác định lại mã; bổ sung thêm giấy không sửa được lỗi chọn sai mục đích.
• Thiếu chứng từ: bổ sung đúng nhóm giấy tờ đang thiếu theo checklist; không lấy danh mục của diện khác để thay thế.
• Sai hình thức: kiểm tra thời hạn cấp, bản gốc, bản sao, bản dịch, công chứng hoặc chứng nhận quốc tế tùy tài liệu.

Chứng nhận Apostille có cần cho mọi giấy tờ?

Apostille áp dụng từ 11/09/2026. KVAC Hà Nội đã có thông báo hướng dẫn ngày 21/09/2026. Giấy tờ công Việt Nam thuộc phạm vi Công ước có thể được chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Khi phù hợp, chứng nhận này thay cho bước hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Hàn Quốc. Một số giấy tờ vẫn thuộc diện ngoại lệ. Vì vậy, hãy kiểm tra yêu cầu của cơ quan nhận trước khi thực hiện. Apostille không bắt buộc cho mọi giấy tờ xin visa. Chứng nhận này cũng không mặc nhiên thay thế việc dịch thuật. Tại thời điểm thông báo, Việt Nam chưa sử dụng Apostille điện tử.

Kiểm tra thông tin hộ chiếu trước ngày nộp

Hộ chiếu thiếu nơi sinh: KVAC TP.HCM hướng dẫn bổ sung bị chú hoặc làm hộ chiếu mới. Hãy xử lý theo hướng dẫn của cơ quan xuất nhập cảnh Việt Nam. Đừng để đến ngày nộp mới phát hiện thiếu thông tin.

Bài hồ sơ xin visa Hàn Quốc trình bày danh mục theo nghề nghiệp, quan hệ và nguồn tài chính. Không nên áp một mức số dư hoặc thời hạn ảnh cho mọi diện thị thực.

Bước 5: Đặt lịch nộp visa Hàn Quốc hoặc lấy số

Lịch hẹn phải đúng người, đúng mã, đúng nơi và còn hiệu lực. Gửi yêu cầu không đồng nghĩa đã có lịch xác nhận. Trung tâm cũng có thể hủy lịch không đáp ứng điều kiện.

KVAC Hà Nội: Xác minh hình thức đang tiếp nhận hồ sơ của bạn

Website KVAC Hà Nội vẫn hiển thị công cụ và hướng dẫn đặt lịch trực tuyến. Tuy nhiên, các thông tin công khai năm 2026 chưa thống nhất hoàn toàn về cách tiếp nhận. Biểu mẫu còn hiển thị không chứng minh mọi loại visa vẫn đặt lịch thành công.

Cách thực hiện: xác định mã visa rồi đọc thông báo tiếp nhận tương ứng. Nếu không thấy lịch mở, hãy gọi KVAC Hà Nội qua số 024 7100 1212. Đề nghị trung tâm xác nhận cách nộp hoặc lấy số cho trường hợp của bạn. Không chọn sai nhóm visa để giữ chỗ.

Nếu trung tâm xác nhận nhóm của bạn đặt lịch online, hãy làm theo hướng dẫn hệ thống. Hướng dẫn này yêu cầu đặt trước ít nhất 2 ngày làm việc và mang phiếu hẹn đã in. Tin nhắn không thay cho phiếu in. Nếu lỡ hẹn, hỏi trung tâm về cách lấy số. Những điều kiện này không có nghĩa mọi diện đều bắt buộc đặt online.

KVAC TP.HCM: Lịch bị mất hiệu lực trong trường hợp nào?

KVAC TP.HCM mở lịch cho những nhóm visa được công bố. Lịch có thể mất hiệu lực trong bốn trường hợp: sai người đăng ký, sai nhóm visa, đến trễ quá 15 phút hoặc thiếu xác nhận lịch. Khi đó, hãy làm theo hướng dẫn lấy số của trung tâm. Không sử dụng lịch của người khác.

Hủy hoặc đổi lịch thường: người đăng ký không thể tự hủy lịch trực tuyến theo hướng dẫn KVAC. Nếu cần hủy, hãy liên hệ trung tâm. Không mặc định hệ thống có chức năng đổi lịch.

Lịch VIP: gửi biểu mẫu mới chỉ là yêu cầu đặt hẹn. Lịch chỉ hợp lệ khi trung tâm đã xác nhận ngày giờ. Thông báo VIP yêu cầu hủy trước lịch đã xác nhận tối thiểu 3 ngày. Dịch vụ này không rút ngắn thời gian xét hoặc tăng khả năng được cấp visa.

Tổng Lãnh sự quán Hàn Quốc tại Đà Nẵng: Có ngoại lệ nào?

Theo FAQ của Tổng Lãnh sự quán Hàn Quốc tại Đà Nẵng, hồ sơ thông thường phải đặt lịch trước. Trường hợp đã có mã cấp visa từ cơ quan xuất nhập cảnh Hàn Quốc được áp dụng ngoại lệ. Không dùng lịch KVAC để thay cho lịch của cơ quan lãnh sự này.

Trước ngày hẹn, hãy đối chiếu tên, thời gian, CT07 và tư cách người đến nộp. FAQ yêu cầu CT07 cho tất cả các diện nộp tại đây. Điều kiện cư trú và quyền nộp thay vẫn khác nhau theo trường hợp.

Phần thao tác được trình bày tại bài đặt lịch xin visa Hàn Quốc. Nếu bài hướng dẫn và thông báo lãnh sự khác nhau, ưu tiên quy định hiện hành của nơi tiếp nhận.

Bước 6: Nộp hồ sơ, thanh toán và kiểm tra biên nhận

Tự nộp và nhờ công ty nộp thay khác nhau thế nào?

Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ không đồng nghĩa có quyền nộp thay. Quyền đại diện phụ thuộc mã visa và nơi nộp. Một số trường hợp còn cần giấy ủy quyền. Người xin vẫn phải khai đúng, đối chiếu đơn và ký theo yêu cầu.

Ví dụ tại Đà Nẵng: một số hồ sơ thương mại C-3-4 hoặc sự kiện C-3-1 được nhân viên nộp thay. Người nộp phải có giấy ủy quyền và giấy xác nhận nghề nghiệp phù hợp. Một số thân nhân trực hệ cũng có thể nộp thay khi đủ giấy chứng minh quan hệ. FAQ loại trừ visa du học khỏi nhóm ngoại lệ này. Quy tắc tại Đà Nẵng không tự áp dụng cho hai KVAC.

Trước khi bàn giao hộ chiếu gốc, hãy xác định ai giữ và ai nộp hồ sơ. Nếu thuê dịch vụ, nên có chứng từ bàn giao. Cũng cần làm rõ người sẽ nhận kết quả.

Lệ phí xin visa Hàn Quốc gồm những khoản nào?

Số tiền phải trả phụ thuộc loại visa và nơi nộp. Hãy tách lệ phí thẩm tra lãnh sự, phí tiếp nhận và dịch vụ tùy chọn. Không dùng một mức giá quảng cáo để suy ra tổng chi phí.

Cách dự toán: với trường hợp du lịch ngắn hạn trong bảng, chi phí gồm 20 USD quy đổi ra VND và 390.000 đồng. Cộng thêm dịch vụ tùy chọn nếu sử dụng. KVAC TP.HCM thu phí bằng tiền mặt VND. Số tiền quy đổi phụ thuộc tỷ giá tại quầy vào ngày nộp.

Đừng nhầm hai khoản 390.000 đồng. KVAC TP.HCM ưu đãi phí VIP còn 390.000 đồng/người đến 31/12/2026. Đây là khoản cộng thêm phí tiếp nhận thông thường, không thay thế khoản đó. VIP hỗ trợ quá trình tiếp nhận, không rút ngắn việc xét visa.

Nếu xin diện khác hoặc nộp ở khu vực khác, hãy đối chiếu phí visa Hàn Quốc theo từng trường hợp. Không áp dụng ví dụ trên cho mọi hồ sơ.

Biên nhận phải kiểm tra điều gì trước khi rời quầy?

Biên nhận giúp bạn đối chiếu việc tiếp nhận hồ sơ và nhận lại giấy tờ. Trước khi rời quầy, hãy xem họ tên, số hộ chiếu và ngày hẹn. Kiểm tra thêm khoản tiền đã trả, thông tin liên hệ và cách nhận kết quả nếu được in trên giấy.

Nếu số hộ chiếu hoặc thông tin người nhận sai, hãy báo ngay tại quầy. Đề nghị nhân viên hướng dẫn cách điều chỉnh. Bạn nên lưu ảnh chụp biên nhận, đồng thời giữ bản giấy theo yêu cầu. Hồ sơ được tiếp nhận chưa có nghĩa visa đã được cấp.

Ví dụ tại Đà Nẵng: FAQ cho phép nhân viên có giấy ủy quyền và xác nhận nghề nghiệp phù hợp nộp thay một số hồ sơ thương mại C-3-4 hoặc dự sự kiện C-3-1. Một số thân nhân trực hệ có thể nộp thay nếu có giấy chứng minh quan hệ được yêu cầu, nhưng FAQ loại trừ visa du học khỏi nhánh này. Quy định của Đà Nẵng không tự động áp dụng cho hai KVAC.

Trước khi giao hộ chiếu gốc cho người đại diện, xác nhận rõ người giữ giấy, người đến nộp, người nhận kết quả và biên bản bàn giao nếu sử dụng dịch vụ.

Lệ phí xin visa Hàn Quốc gồm những khoản nào?

Tổng số tiền tại quầy phụ thuộc loại visa và nơi nộp. Phải tách lệ phí thẩm tra lãnh sự, phí tiếp nhận hồ sơ và phí dịch vụ tùy chọn; không thể chỉ lấy một số tiền quảng cáo làm tổng chi phí.

Cách tự dự toán: hồ sơ du lịch ngắn hạn thuộc ví dụ trên cần chuẩn bị 20 USD quy đổi ra VND + 390.000 đồng, cộng dịch vụ tùy chọn nếu có. KVAC TP.HCM hướng dẫn thu phí bằng tiền mặt VND; không chốt số tiền quy đổi trước khi biết tỷ giá ngày nộp.

Đừng nhầm hai khoản 390.000 đồng: từ 05/10/2026, VIP tại KVAC TP.HCM đang có giá ưu đãi 390.000 đồng/người đến 31/12/2026; đây là khoản cộng thêm, không thay thế phí tiếp nhận thông thường. VIP hỗ trợ khâu tiếp nhận, không làm nhanh quá trình xét visa.

Nếu đăng ký loại thị thực khác hoặc nộp ở khu vực khác, hãy đối chiếu phí visa Hàn Quốc theo từng trường hợp thay vì áp dụng ví dụ này cho tất cả hồ sơ.

Biên nhận phải kiểm tra điều gì trước khi rời quầy?

Biên nhận là chứng từ để đối chiếu hồ sơ đã được tiếp nhận và nhận lại giấy tờ theo hướng dẫn. Trước khi rời quầy, đối chiếu họ tên, số hộ chiếu, ngày hẹn, các khoản đã trả, cách liên hệ và hình thức nhận kết quả theo những trường thực tế được in trên giấy.

Nếu số hộ chiếu hoặc thông tin người nhận bị sai, đề nghị nhân viên hướng dẫn điều chỉnh ngay tại nơi tiếp nhận. Chụp lưu biên nhận, nhưng vẫn giữ bản giấy gốc nếu được yêu cầu khi đến nhận hộ chiếu. Hồ sơ được tiếp nhận không đồng nghĩa đã được chấp thuận cấp thị thực.

Bước 7: Tra cứu kết quả và nhận hộ chiếu

Tra cứu tiến trình trên Korea Visa Portal thế nào?

Người đã nộp hồ sơ có thể tra cứu trên Korea Visa Portal. Không phải mọi loại hồ sơ dùng cùng một nhánh tra cứu.

1. Mở cổng www.visa.go.kr, chọn Check Application Status & Print (Tra cứu tình trạng và in).
2. Với hồ sơ xin visa tại cơ quan đại diện Hàn Quốc ở Việt Nam, chọn Diplomatic Office. Nếu có mã xác nhận cấp visa do phía Hàn Quốc xử lý, xem đúng nhánh Confirmation of Visa Issuance thay vì dùng sai mục.
3. Nhập số hộ chiếu, họ tên theo cách ghi trên hộ chiếu và ngày sinh; nhập thêm dữ liệu khi hệ thống yêu cầu.
4. Đối chiếu trạng thái. Nếu visa được cấp, sử dụng chức năng in giấy xác nhận cấp visa và kiểm tra thông tin.

Chưa tìm thấy hồ sơ chưa có nghĩa bị từ chối. Trước tiên đối chiếu nhánh tra cứu và dữ liệu nhập. KVAC TP.HCM lưu ý có trường hợp đã nộp nhưng tiến trình chưa hiển thị cho đến khi quá trình thẩm tra hoàn tất. Giữ biên nhận và theo dõi thông báo của nơi tiếp nhận; chỉ kết luận theo kết quả chính thức.

Mất bao lâu và khi nào được đến nhận kết quả?

Phải phân biệt thời gian chuẩn bị hồ sơ, chờ lịch, thời gian lãnh sự thẩm tra và thời gian nhận giấy tờ. Không cộng gộp tất cả vào một mốc “xin visa mất X ngày”.

Với visa du lịch C-3, KVAC Hà Nội công bố thời gian thẩm tra dự kiến theo kênh: 6 ngày làm việc (công ty du lịch chỉ định), 9 ngày (công ty đăng ký) và 16 ngày (cá nhân). KVAC TP.HCM cũng công bố mốc 6/9/16 ngày cho nhóm công ty ưu tiên, công ty thường và cá nhân trong phạm vi tương ứng. Đây là thời gian dự kiến, không bảo đảm được cấp visa hoặc đúng ngày trả.

Không chuyển mốc 6 ngày thành lời cam kết cho mọi khách hàng của một công ty dịch vụ. Hồ sơ công tác, du học, kết hôn, có mã cấp visa hoặc cần phỏng vấn có thời gian riêng. Bài xin visa Hàn Quốc mất bao lâu sẽ hữu ích khi bạn đã xác định đúng nhóm hồ sơ và nơi nộp.

Nhận lại hộ chiếu có nghĩa đã đậu visa chưa?

Không. Việc được hẹn hoặc thông báo đến nhận hộ chiếu chỉ là bước trả giấy tờ; kết quả visa phải kiểm tra trên hệ thống hoặc giấy xác nhận được cấp. Nếu được cấp, kiểm tra họ tên, số hộ chiếu, mã visa, số lần nhập cảnh, thời hạn hiệu lực và thời gian lưu trú. Khi có sai sót, liên hệ đúng cơ quan xử lý trước chuyến đi.

Hình thức trả kết quả cũng khác nhau: KVAC Hà Nội có dịch vụ bưu gửi đối với hồ sơ đăng ký đủ điều kiện; Tổng Lãnh sự quán Đà Nẵng không cung cấp dịch vụ chuyển phát hộ chiếu theo FAQ. Nếu nhờ người khác nhận thay, phải có giấy tờ quan hệ hoặc ủy quyền phù hợp theo nơi nộp.

Nếu được cấp visa rồi làm hộ chiếu mới, không tự kết luận visa còn hiệu lực phải xin lại từ đầu. FAQ Tổng Lãnh sự quán Đà Nẵng cho biết có thể thực hiện thủ tục cập nhật thông tin hộ chiếu trực tuyến với visa còn hiệu lực; phải hoàn thành cập nhật trước khi sử dụng visa để đi lại.

Gặp sự cố khi làm thủ tục xin visa Hàn Quốc phải xử lý thế nào?

Không phải lỗi nào cũng cần làm lại toàn bộ bộ hồ sơ. Tìm đúng bước phát sinh vấn đề, xử lý trước khi tiếp tục.

Kết luận

Thủ tục xin visa Hàn Quốc không khó ở số lượng bước, mà ở việc chọn đúng nhánh thực hiện. Trước khi đến nộp, hãy xác định mã visa theo mục đích thật, cơ quan có thẩm quyền theo cư trú và checklist đúng diện. Sau khi nộp, giữ biên nhận, theo dõi Korea Visa Portal và kiểm tra giấy xác nhận cấp visa trước khi chốt kế hoạch đi lại.

Nếu hồ sơ có nhiều người mời, khác nơi thường trú, cần giải trình giấy tờ công việc hoặc chưa rõ tư cách nộp thay, dịch vụ visa Hàn Quốc của Visa Top Ten có thể hỗ trợ rà soát thông tin, chuẩn bị hồ sơ và hướng dẫn đúng hình thức nộp. Việc xét duyệt, cấp hoặc từ chối visa vẫn thuộc cơ quan Hàn Quốc có thẩm quyền.